Сокращаем затраты
Кризис 2008-го показал: малые и средние предприятия, в большинстве своем оказавшиеся на грани выживания, старались экономить на всем. Одной из первых под нож попадала связь. Руководство переводило офисы на трафиковые тарифы, закрывало тяжелые сайты (Youtube, «Вконтакте», Facebook и т.д.), запрещало просматривать видео, вводило лимиты на сотовую и междугородную связь.
Однако такие бездумные ограничительные меры зачастую негативно сказывались на эффективности работы сотрудников и предприятия в целом. Очевидно, например, что интернет сегодня является одним из наиболее эффективных каналов коммуникации и продвижения услуг, это источник коммерческой, маркетинговой, технической и прочей информации. Аналогично с лимитами на связь: ограничения по звонкам, скажем, для менеджеров напрямую ведут к потере дохода. Другое дело, что на предприятии неплохо было бы разработать стандарт или регламент по телефонным переговорам. Но в рамках этого текста мы не будем заострять на этом внимание.
Сегодня для малых и средних предприятий существует возможность сократить затраты на связь, не теряя при этом в качестве услуг. По словам директора департамента по работе с корпоративным сегментом компании «Ростелеком-Урал» Дмитрия Львова, существуют три способа оптимизировать расходы на телеком-сервисы:
- Первый - специальные тарифы для средних и малых компаний и индивидуальных предпринимателей. Они ниже стандартных корпоративных минимум на 20%. Второй способ - пакетные предложения. Сегодня многие телеком-операторы предлагают скидки клиентам, заказывающим комплекс услуг. Другое дело, что далеко не все провайдеры способны одновременно предоставить местную, междугородую, сотовую связь и доступ в интернет. У Ростелекома такое предложение есть, оно позволяет малому предприятию экономить до 30% средств, расходуемых на связь. Третий вариант оптимизации - использование «облачных» вычислений. Пока он не получил широкого распространения, однако сотнями такие решения уже продаются. «Облака» прежде всего исключают затраты на оборудование. Вся необходимая инфраструктура располагается на площадке провайдера. Кроме того, резко уменьшаются расходы на содержание штата ИТ-специалистов: поддержку систем осуществляет телеком-оператор.
Одним из видов «облачных» услуг является виртуальная АТС. Это продукт, позволяющий бизнесу сэкономить время и финансы на организацию всех коммуникаций между субъектами своей деятельности: сотрудниками и клиентами. Помимо отсутствия затрат на оборудование и программное обеспечение (связь организовывается на мощностях оператора, голос передается по IP-сетям) преимуществ у этой технологии масса: единый многоканальный номер для клиентов, множество внутренних номеров для работников, удобные сервисы вроде приема факсов и голосовых сообщений по электронной почте, записи разговора. При этом отсутствуют затраты на переговоры между подразделениями компании в разных городах и странах. Снижаются расходы на звонки между сотрудниками, в том числе на мобильные телефоны. Еще один приятный момент - в случае переезда телефонный номер остается за компанией. Виртуальная АТС не относится к категории дорогих удовольствий. Ее цена начинается от 500 рублей в месяц.
Мобильное разделение
Отдельного разговора заслуживает оптимизация расходов на мобильную связь. Обычно именно она занимает наибольшую долю в общих расходах на телеком-услуги.
На наш взгляд, во-первых, необходимо решить, какие из услуг оплачивает предприятие, а какие - сам работник. Вариантов несколько: компания может установить лимит компенсации расходов на каждого сотрудника (сумму сверх лимита покрывает работник), может оплачивать только звонки, совершенные по служебной необходимости или в рабочее время.
Во-вторых, необходимо заказать у оператора связи ежемесячную рассылку детализированного счета на электронную почту. Анализ этой информации приведет к четкому пониманию, на что расходуются средства и насколько эффективно они тратятся.
Также важно организовать ежемесячную системную работу с полученными счетами. Расходы на связь в производственных целях, подкрепленные соответствующими документами, могут и должны быть списаны на затраты предприятия и соответственно уменьшать налоговую нагрузку на фирму.
И последнее - выбор нужного тарифа и набора услуг для каждого работника. Конечно, это идеал и достижим он только в очень небольших компаниях с числом сотрудников 10 - 20 человек. Однако к такой детализации непременно нужно стремиться, хотя бы разделяя персонал на группы.
Построение грамотной и экономически эффективной корпоративной связи в малых и средних компаниях не такой уж и сложный процесс. Тем более что телеком-рынок уже давно сформировал четкие и понятные предложения для данной категории бизнеса.
Арина Столбова
